Ein Warenwirtschaftssystem zeichnet sich dadurch aus, dass die einzelnen Prozesse eines Unternehmens in der Warenwirtschaft mit der Hilfe eines computergesteuerten Verfahrens optimiert werden. Das Warenwirtschaftssystem kann bei der Lagerhaltung oder dem Einkauf eingesetzt werden. Es unterstützt die Stammdatenpflege und die jährliche Inventur. Neben vielen Vorteilen nehmen die Unternehmen einige Nachteile in Kauf. Überdies muss das Warenwirtschaftssystem bestimmte Anforderungen erfüllen, wenn es für den Einsatz in einem Betrieb geeignet sein soll.

Was verbirgt sich hinter einem Warenwirtschaftssystem?

Hinter dem Warenwirtschaftssystem – auch als WaWi bekannt – verbirgt sich eine Softwareanwendung, die Bewegungsdaten erfasst, speichert und zielorientiert weiterverarbeitet. Auf diese Weise unterstützt ein Warenwirtschaftssystem unterschiedliche Unternehmensabläufe, wie z. B. die Logistik oder die Disposition.

Insbesondere bei einem hohen Warenfluss organisiert das System von der Bestellung bis zur endgültigen Abwicklung des Verkaufsprozesses alle wichtigen Schritte. Wurde ein Artikel einmal in dem WaWi angelegt, kann der Anwender alle Warenbewegungen, wie z. B. den Einkauf, die Rückgabe an den Lieferanten oder den Verkauf in dem System erfassen und bearbeiten.

Für wen ist ein Warenwirtschaftssystem geeignet?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet überall dort Vorteile, wo Waren an- und verkauft werden. Es ist für große Handelsketten oder Handelsbetriebe ebenso geeignet wie für kleinere mittlere Unternehmen (KMU).

Auch ein Onlineshop, der als Kleingewerbe geführt wird, benötigt für seine tägliche Organisation ein Warenwirtschaftssystem. Es bietet die passenden Schnittstellen zu den Shop-Systemen und liefert die relevanten Daten für die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Welche Teilbereiche unterstützt ein Warenwirtschaftssystem?

Ein WaWi kann optimal in die Organisation eines Unternehmens integriert werden. Deshalb ist in einem Produktionsbetrieb ein anderes System zur Warenwirtschaft im Einsatz als in einem Unternehmen, das sich auf Logistikleistungen spezialisiert hat. Folgende Grundelemente lassen sich aber in jedem Warenwirtschaftssystem finden:

• Erfassen der Waren und Lagerhaltung
• Einkauf und Verkauf
• Stammdatenpflege und Inventur
• Controlling und Statistik

Erfassen der Waren und Lagerhaltung

Dieses WaWi-Element ist für die Prozessführung vom Wareneingang bis zum Warenausgang verantwortlich. Hierzu gehören z. B. auch die Kontrolle des Wareneingangs und die Prüfung der Waren auf Vollständigkeit und Qualität. Neben der Rechnungsprüfung steuert das Warenwirtschaftssystem alle weiteren Phasen von der Auftragsabwicklung bis zum Versenden der Waren an den Kunden.

Einkauf und Verkauf

Ein anderes Element des Warenwirtschaftssystems übernimmt den Einkauf und den Verkauf. Hierunter fallen das Angebotsmanagement, die Bearbeitung von Reklamationen und die Erledigung aller dispositiven Aufgaben.

Stammdatenpflege und Inventur

Die Pflege der Stammdaten ist notwendig, um die logistischen Aufgaben optimal zu organisieren. Das WaWi unterstützt die Prozesse dadurch, dass es die entsprechenden Warendaten zur Verfügung stellt. Dies gilt auch für die Dokumentation der Inventur.

Controlling und Statistik

Ein WaWi ist mit den Schnittstellen ausgestattet, die die Informationen aus der Bearbeitung der Waren in den Controlling-Bereich transferieren. Von Vorteil ist, dass die Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung stehen. Wurden z. B. Waren eingekauft, können die Informationen zu den Kosten mithilfe des Warenwirtschaftssystems direkt im internen Rechnungswesen des Unternehmens berücksichtigt werden.

Welche Vorteile macht ein Unternehmen sich mit einem Warenwirtschaftssystem zunutze?

Ein Warenwirtschaftssystem bringt dem Unternehmen die folgenden Vorteile:

• Die Daten können komfortabel eingegeben und verwaltet werden.
• Ein WaWi kann für eine umfassende Lagerverwaltung eingesetzt werden.
• Der Bestellvorgang und die Warenprüfung können optimiert werden. Das Unternehmen spart Zeit und Geld.
• Mit dem Einsatz des Warenwirtschaftssystems kann der Lagerbestand übersichtlicher organisiert werden.
• Das Unternehmen hat die Möglichkeit, wirtschaftlicher zu planen.
• Im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt stellt das WaWi lückenlose Aufzeichnungen zur Verfügung.

Hat ein Warenwirtschaftssystem auch Nachteile?

Folgende Punkte wirken sich bei einem WaWi nachteilig aus:

• Anschaffung und Unterhaltung sind sehr kostenintensiv.
• Für den Einsatz des WaWi ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter geschult werden.
• Das Finanzamt kann ein Warenwirtschaftssystem zum Gegenstand einer Betriebsprüfung machen.
• Das WaWi muss auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sein.

Einsatz eines Warenwirtschaftssystems: Welche Anforderungen sollte es erfüllen?

Vor dem Einsatz eines Systems zur Warenwirtschaft schafft ein Unternehmen die notwendigen Voraussetzungen, damit das System später optimal eingesetzt werden kann. Hierzu gehört auch die Prüfung der Anforderungen, die das WaWi erfüllen sollte. Damit es seinen individuellen Aufgaben gerecht wird, ist ein Warenwirtschaftssystem mit den folgenden Funktionen ausgestattet:

• Das System liefert aktuelle Daten, damit das Unternehmen schnell reagieren kann. Hierzu ist es erforderlich, das WaWi mit regelmäßigen Updates auf den neusten Stand zu bringen.
• Die erhobenen Daten müssen genaue Werte anzeigen. Nur so kann ein Unternehmen erkennen, ob der Einsatz erfolgreich war oder nicht.
• Ein WaWi muss flexibel und ständig verfügbar sein. Dies gilt insbesondere für die Auswertungen der Daten. Diese werden z. B. benötigt, wenn eine wichtige Unternehmensentscheidung ansteht.

Optimal ist es, wenn das WaWi an das im Unternehmen verwendete Buchhaltungssystem angeschlossen werden kann. Mit der Übernahme der Daten spart das Unternehmen Zeit.