Ein Firmenumzug muss nicht stressig sein

Ein Firmenumzug ist in den meisten Fällen für alle Beteiligten eine große Herausforderung. Jede Firma hat das Ziel, die Umzugsdauer und die damit verbundenen Ausfallzeiten möglichst gering zu halten. Binnen kürzester Zeit soll Material und Mensch den Standort wechseln. Die täglichen Arbeitsprozesse müssen ungestört ablaufen. Damit dieses Ziel sich erreichen lässt, ist eine frühzeitige, detaillierte Umzugsplanung, Know-how und geeignete Transportmöglichkeiten nötig.

Allgemeine Aufgaben

Ehe der Umzugstag gekommen ist, ist es ratsam, einen Mitarbeiter mit allen nötigen Kompetenzen auszustatten, der die Verantwortung übernimmt. Dieser erstellt eine detaillierte Planung und stellt die Schnittstelle zwischen den einzelnen Abteilungen dar.

Ein halbes Jahr vor dem Umzug

Die gesetzlichen Kündigungsfristen liegen bei Geschäftsräumen bei sechs Monaten. Es ist wichtig, den Vermieter sechs Monate vor dem Umzugstermin über das Beendigen des Mietverhältnisses zu informieren. Zusätzlich ist ein Termin zu vereinbaren für die Abrechnung der Heiz- und Nebenkosten und die Übergabe der Räumlichkeiten.

Zu diesem Zeitpunkt heißt es, sich mit professioenllen Umzugsfirmen wie von Jade.Entruempelung.Berlin in Verbindung zu setzen und Kostenvoranschläge einzuholen. Hier ist darauf zu achten, dass sich die Firmen auf Firmenumzüge spezialisiert haben. Wichtig ist zu überprüfen, ob die gewünschte Spedition eine hinreichend hohe Transportversicherung anbietet. Bedeutsam zu wissen ist, ob die entsprechende Firma die Möbel ab- und aufbaut. Erkundigen Sie sich, ob eine anschließende Reinigung und notwendige Verpackungsmaterialien im Preis enthalten sind.

Ein viertel Jahr vor dem Umzug

Ein viertel Jahr vor dem Auszug ist die Zeit gekommen, den Angestellten den genauen Umzugstermin kundzutun. Zu diesem Zeitpunkt sind entsprechende Schreiben an die Geschäftspartner und Kunden aufzusetzen. In diesem werden sie über das Umzugsvorhaben, die künftige Telefonnummern und die neue Adresse in Kenntnis gesetzt. Jetzt ist es an der Zeit, in Verzeichnissen wie dem Telefonbuch, den Gelben Seiten und dem Handelsregister die Firmenanschrift ändern zu lassen. Nicht zu vergessen ist das Ummelden von Zeitschriften und Zeitungsabos. Zusätzlich gilt es das Amtsgericht, das Finanzamt, Banken, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften sowie Lieferanten und Servicekräfte zu informieren.

Wichtiger Gesprächspartner ist zu diesem Zeitpunkt der IT-Service, der ebenfalls vielfältige Aufgaben hinsichtlich des Umzugs der EDV zu bewältigen hat. Es darf auf keinen Fall vergessen werden, vor dem Domizielwechsel die Firmendaten zu sichern. Zu benachrichtigen sind der Energieversorger und der Telekommunikationsanbieter. Außerdem ist ein Nachsendeauftrag bei der Post zu stellen, damit von einem bestimmten Datum an sämtliche Briefe an der neuen Anschrift ankommen.

Am Tag des Auszuges

An diesem Tag ist es ratsam, noch bevor der Umzug direkt losgeht, das alte und neue Treppenhaus auf eventuell bereits bestehende Beschädigungen zu untersuchen. Zu kontrollieren ist, ob sämtliche Transportwege und Parkplätze frei sind, damit alles reibungslos läuft. Vorteilhaft ist, wenn an der neuen Anschrift die Stromzufuhr und die Beleuchtung funktionieren.

Wichtig ist, den Mitarbeitern der Spedition etwas auf die Finger zu schauen, damit Umzugskisten und Möbel von Anfang an in den entsprechenden Räumen ankommen. Damit keine Probleme auftauchen, ist es von Bedeutung, dass Sie jederzeit der Umzugsfirma für Fragen zur Verfügung stehen. Sie sollten sicherstellen, dass am alten Standort keine Dinge vergessen wurden. Zum Schluss heißt es dem ehemaligen Vermieter den alten Firmensitz mit einem Übergabeprotokoll zu übergeben.